Acest studiu de caz relevă cât de important este pentru o firma să dețină proceduri solide de control al stocurilor și al datelor din raportările financiare.
Am fost numiți auditori financiari pentru o firmă care era deja pe piață de peste 10 ani și care comercializa materii prime necesare industriei maselor plastice cât și materiale de construcții.
Firma înregistrase în anul numirii noastre ca auditor vânzări de peste 20 milioane de EUR, cu peste 20% mai mult ca în anul precedent. Aproximativ 75% din vânzări au fost efectuate în Romania, iar restul în EU.
Firma fusese deja auditată în ultimii 3 ani înaintea numirii noastre ca auditor.
Firma deținea de asemenea 2 depozite centrale în România și un antrepozit vamal în București.
Mărfurile comercializate erau în cea mai mare parte procurate din UE.
Creșterea vânzărilor s-a datorat în primul rând contractării unor credite bancare care au permis atât acoperirea decalajului de timp între termenele de plata ale furnizorilor și termenele de încasare de la clienți cât și efectuarea unor achiziții de mărfuri în volume mari de la furnizori pentru obținerea unor preturi de achiziție favorabile. Creditele bancare erau garantate cu creanțele, stocurile și cash-ul societății și cu faptul că firma era obligata să respecte anumiți indicatori financiari și de profitabilitate.
Datele financiare primite de la clientul nostru care deținea aceasta firmă (situațiile financiare pe ultimii 2 ani și rapoartele manageriale financiare), arătau variații normale ale pozițiilor bilanțiere și ale contului de profit și pierdere în concordantă cu expansiunea vânzărilor înregistrate în ultimii ani. De asemenea rapoartele auditorului precedent erau fără rezerve.
Primele semne de întrebare în legătura cu obiectivitatea cifrelor firmei le-am avut la momentul în care am făcut primele analize al valorilor stocurilor firmei: am comparat mișcările stocurilor în anul curent conform datelor operaționale ale firmei, cu evoluția lunară a vânzărilor și a costului mărfurilor din datele contabile.
Deși marja brută lunară era relativ constantă de la o lună la alta am observat foarte multe înregistrări contabile făcute la sfârșit de lună care indicau transferuri dintr-o gestiune de stocuri în alta, discount-uri sau crearea de stocuri pentru facturi proforma de vânzări, multe dintre acestea fără a avea in spate documente suport(doar note de transfer emise din soft-ul contabil al firmei, fără semnături sau avizări)
Discuția inițială avută cu managementul înainte de începerea auditului a relevat faptul ca din punctul său de vedere, raportările manageriale financiare și situațiile financiare reflectau în mod corect activele și pasivele firmei.
La momentul la care am fost numiți auditori firma efectuase deja inventarierea fizică a stocurilor. Conform managementului, inventarierea a decurs normal, iar datele inventarierii au fost corect înregistrate în contabilitate. De asemenea managementul era de acord cu faptul ca datorita neparticipării noastre la inventariere, opinia de audit pe care urma să o emitem va include și o rezerva legată de acest aspect.
Ținând cont de cele de mai sus am decis totuși că in calitate de auditori va trebui să efectuăm o inventariere fizică a stocurilor prin sondaj și de asemenea că va trebui să verificăm modul în care firma si-a inventariat stocurile și înregistrat în contabilitate rezultatele inventarierii din acest an
Testele noastre au arătat faptul ca în contabilitate au fost operate doar rezultatele globale ale inventarierii și faptul că valoarea stocului din datele operaționale ale gestiunilor de stocuri folosite pentru activitatea zilnica de vânzări și achiziții fată de valoarea stocului din contabilitate era mai mica cu aproximativ 800 mii EUR (aproximativ 50% din valoarea contabila a stocurilor firmei la sfârșit de an).
Managementul firmei nu a fost de acord cu rezultatele noastre argumentând faptul că rapoartele manageriale pregătite lunar de directorul financiar al firmei nu au arătat niciodată variații neobișnuite sau să detalieze aspecte care să ducă la concluzia că există o lipsă de stocuri de o asemenea valoare. În plus managementul ne-a folosit ca argument faptul că rapoartele de audit din anii precedenți au fost fără rezerve.
Din acest motiv a fost necesar să solicităm informații despre inventarierile făcute în ultimii doi ani.
După ce am primit aceste informații am comparat rezultatele acestor inventarieri cu datele contabile, rezultatul fiind faptul că în perioadele respective valoarea stocurilor din evidentele operaționale era mult mai scăzută decât cea din datele contabile, diferența constatată înregistrând o variație medie între 500-700 mii de EUR lunar. Ceea ce ne-a dus la concluzia ca diferențele dintre datele contabile și cele operaționale ale stocurilor veneau de mult mai mult din trecut decât ne așteptam (cel puțin de trei ani de zile).
După ce am informat și acționariatul firmei despre constatările noastre în legătura cu lipsă stocurilor, acesta împreună cu managementul au decis să efectueze o nouă inventariere a stocurilor al cărui rezultat a confirmat pe deplin constatările noastre.
Informarea noastră a permis acționarilor luarea unor măsuri urgente care să evite intrarea în insolventă sau incapacitate de plată a firmei:
- Contactarea băncilor creditoare pentru recalibrarea creditelor și garanțiilor bancare și obținerea unei eșalonări a creditelor care să fie în concordantă cu situația reală financiară a firmei;
- Implementarea unor proceduri obligatorii de control al stocurilor și de reconciliere lunară între datele stocurilor din evidentele operaționale și cele din contabilitate;
- Efectuarea de inventarieri fizice ale stocurilor periodice prin sondaj în cursul anului
- Schimbarea întregii echipe manageriale a firmei.
