- Lipsa planificării sau o planificare defectuoasă a inventarierii
Una dintre cele mai mari greșeli este să nu ai un plan corespunzător de efectuare a inventarierii fizice a stocurilor.
Creați un plan detaliat al modului în care va fi organizată și efectuată inventarierea care să includă:
- Aspectele care sunt necesar a fi luate în considerare pentru asigurarea unei inventarieri cât mai eficiente: gestiunile de stocuri inventariate, locațiile inventariate, procedurile de inventariere;
- Cine va face numărătoarea fizică a stocurilor și constatarea diferențelor
- Când va avea loc numărătoarea fizică
- Cum se vor înregistra diferențele constatate la inventariere
- Cine validează la final rezultatele inventarierii
Cu un plan bine întocmit, toți membrii echipei de inventariere își vor cunoaște exact rolul pe care îl au în cadrul procesului de inventariere asigurând-se astfel desfășurarea într-un mod organizat și eficient a inventarierii.
2. Instructajul necorespunzător al echipei de inventariere
Inventarierea stocurilor nu se rezuma doar la numărarea fizică a articolelor de stocuri.
De aceea asigurați-vă că echipa dvs. a înțeles:
- Cum se utilizează software-ul de inventariere
- Procedurile corecte de numărare fizică a stocurilor
- Cum vor fi gestionate diferențele constatate la inventar
- Cum vor proceda în cazul în care vor apare anumite situații specifice la inventariere de genul „Ce să faci dacă”
- Care sunt persoanele sau membrii echipei care trebuie abordați atunci când apar anumite probleme/situații
- Care sunt la cele mai bune practici de gestionare a inventarului, inclusiv introducerea corectă a datelor, manipularea și depozitarea corectă a inventarului și efectuarea numărătorilor fizice
3. Efectuarea inventarierii în perioadele aglomerate
Este mult mai eficient să efectuați inventarierea în perioadele în care activitatea firmei dvs. este mai liniștită și în care întreruperea activității pentru desfășurarea inventarierii are costurile cele mai mici.
4. Neefectuarea unor inventarieri parțiale a stocurilor în timpul anului
Inventarierea parțială a stocurilor poate fi o variantă mult mai eficientă decât inventarierea efectivă anuală a întregului volum de stocuri având ca principale beneficii:
· Timp mai scurt de întrerupere a activității pe perioada inventarierii
· Detectarea și verificarea mult mai ușoară a erorilor de inventariere
5. Neefectuarea unei verificări fizice separate a modului in care au fost inventariate articolele de stocuri de către echipele de inventariere
De regulă în practică s-a constatat că la prima numărare fizică a articolelor de stocuri se înregistrează multe erori de numărare.
Astfel dacă în timpul inventarierii nu se efectuează și o verificare a primei numărări este foarte probabil ca la finalul inventarierii să apară multe discrepanțe pentru care nu există explicații clare și care vor face necesară reluarea întregului proces de inventariere.
De aceea este recomandat să implementați un sistem de inventariere în care să existe mai multe verificări și numărări fizice a acelorași articole de stocuri.
De exemplu puteți să decideți ca o parte din articolele de stocuri, dacă nu este posibil pentru toate, să fie numărate separat de mai multe echipe de inventariere.
Verificarea dublă va ajuta la detectarea timpurie a erorilor și va asigura înregistrarea corectă a rezultatelor inventarului.
6. Inexistenta unor standarde adecvate privind procedurilor de recepție și stocare în timpul inventarierii
Standardizarea procedurilor de recepție și stocare ajută la prevenirea erorilor în timpul manipulării și depozitării stocurilor pe timpul desfășurări inventarului.
Implementarea unui proces consecvent de recepție a stocurilor, cum ar fi verificarea expedierilor în raport cu comenzile de achiziție și inspectarea calității articolelor, reduce probabilitatea înregistrării de erori la recepția stocurilor.
Etichetarea clară, depozitarea adecvată și o abordare sistematică a stocului minimizează și mai mult șansele apariției unor stocuri „rătăcite” sau deteriorate.
7. Lipsa mențiunilor în documentele de inventariere despre starea în care se găsesc articole de stocuri inventariate
Inventarierea stocurilor nu înseamnă doar numărarea articolelor de stocuri, dar și evaluarea stării acestora.
Atenție la articolele deteriorate sau expirate!
Pentru a menține o evidenta corectă a inventarierii și a asigura o imagine cât mai clară a valorii reale a stocului inventariat este necesar să:
- Verificați dacă există articole de stocuri deteriorate sau uzate
- Menționați în documentele inventarierii starea fizică a articolelor inventariate
- Recomandați acțiunile necesar a fi luate ulterior inventarierii: casarea stocurilor respective, schimbarea prețului de vânzare al acestora, etc.
- Separați și menționați orice articole fără mișcare
8. Folosirea unei tehnologii necorespunzătoare în procesul de inventariere
Acolo unde este posibil folosiți instrumente și dispozitive care pot eficientiza procesul de inventariere și reduce erorile umane și care pot oferi actualizări și informații despre inventariere în timp real ca de exemplu:
- Scanerele de coduri de bare
- Software de gestionare a stocurilor
- Aplicațiile mobile de numărare fizică a stocurilor
9. Lipsa evidențelor de la inventarierile anterioare
Datele istorice sunt foarte valoroase. Lipsa unei evidențe a inventarierilor anterioare înseamnă că nu poți folosi informații care te-ar putea ajuta să îți îmbunătățești procesul de inventariere.
De aceea asigurați-vă că :
- Ați arhivat corespunzător rapoartele de la fiecare inventar efectuat
- Ați comparat rezultatele de la fiecare inventariere efectuată
- Ați analizat similitudinile și diferențele constatate în desfășurarea inventarierii de la o perioadă la alta
Păstrarea unor evidențe bune ajută la identificarea discrepanțelor și la îmbunătățirea procesului de gestionare a stocurilor.
10. Amânarea rezolvării prompte a diferențelor constatate la inventariere
Abordarea promptă a discrepanțelor de inventar este esențială pentru menținerea unor înregistrări exacte ale inventarierii. Când sunt identificate discrepanțe, este important să investigați cauza principală și să implementați imediat măsuri corective. Fie că este vorba de o greșeală de numărare, o eroare de introducere a datelor sau o greșeală de la recepție, rezolvarea rapidă a problemelor împiedică agravarea acestora.
