Cum sa te pregatesti pentru un audit financiar

Daca va pregatiti corespunzator pentru auditarea situatiilor financiare ale organizatiei dvs si comunicati din timp cu auditorii puteti sa treceti mult mai usor si mai repede prin procesul de audit permitand de asemenea si obtinerea rezultatelor asteptate

Mai jos  o lista minima de actiuni pregatitoare pentru orice organizatie pe care le puteti urma inainte de inceperea efectiva a auditului:

1. Luati legatura din timp cu auditorul organizatiei dvs si discutati urmatoarele aspecte:

• modul in care se va desfasura auditul din acest an;

• care au fost principalele schimbari/evolutii din acest an in organizatia dvs. si in industrie(schimbari operationale, legale, comerciale, tranzactii majore s-au neobisnuite, schimbari de politici contabile, noi achizitii, schimbari in personalul de conducere, actionariat, noi contracte incheiate, etc.);

• daca in cursul anului organizatia dvs. a fost controlata de diverse alte corpuri de control ale statului (ANAF, Agentia de Mediu, ITM, etc.)

• care este calendarul de lucru  pentru munca de teren si inchiderea auditului, trimiterea confirmarilor de solduri ale clientilor/furnizorilor/bancilor si scrisorile catre avocatii organizatiei precum si a informatiilor preliminare necesare demararii auditului;

• care sunt datele planificate pentru efectuarea inventarierilor fizice ale stocurilor si mijloacelor fixe la care auditorii vor trebui sa participe;

• care dintre aspectele mentionate in rapoartele auditorului din anul anterior au fost rezolvate in acest an si care nu;

• orice alte aspecte pe care le considerati necesare: inregistrarea anumitor tranzactii, clarificari privind aplicarea legislatiei fiscale etc.

• daca este posibil ca anumite proceduri de audit sa fie efectuate inainte de inchiderea anului/exercitiului financiar astfel incat ultima parte a auditului sa poata dura mai putin: de exemplu confirmarile de solduri pentru clienti si furnizori sa fie trimise la o data stabilita inainte de inchiderea anului astfel incat la momentul demararii muncii finale de audit auditorii sa primeasca deja o mare parte din raspunsurile la confirmari si restul informatiile necesare.

2. Agreati soldurile la data bilantului pentru cele mai importante conturi din bilant cu documentele justificative aferente:

• bancile si casieria verificati-le cu extrasele bancare si registrul de casa;

• pentru creantele cu clientii si datoriile cu furnizorii comparati soldurile acestora  cu ultimele confirmari de solduri si/sau sau corespondenta avuta cu acestia;

• stocurile si mijloacele fixe asigurati-va ca reflecta exact rezultatele ultimelor inventarieri fizice de la sfarsitul anului sau a celor mai recente;

• datoriile catre banci, leasing sau alte institutii financiare vor trebui comparate cu ultimele situatii emise de institutiile financiare privind soldul de plata al organizatiei dvs.

• asigurati-va ca ati tinut cont de toate contractele  incheiate de organizatia dvs.aferente anului auditat in curs  si ca ati reflectat corect in bilant si in contul de profit si pierdere toate creantele si datoriile nefacturate inca aferente anului in curs;

• agreati fisa sintetica ANAF a organizatiei dvs. cu creantele si datoriile fiscale prezentate in bilant.

Acesta este de departe cel mai important pas pe care îl puteți face pentru a pregăti auditul situațiilor financiare

Cele mai multe ajustări care sunt descoperite pe teren de auditori sunt aferente procesului de agreere a soldurilor din bilant

3. Asigurati-va ca soldurile conturilor de capitaluri proprii reflecta corect situatia juridica legala a organizatiei dvs.

• solicitati un certificat constatator cat mai recent de la Registrul Comertului al organizatiei dvs sii agreati informatiile din certificat cu datele din contabilitate;

• asigurati-va ca toate Procesele Verbale si deciziille luate de actionarii/asociatii/ membrii organizatiei dvs. au fost luate in considerare in momentul in care ati pregatit balanta de verificare finala pentru inceperea auditului(constituirea si folosirea rezervelor, aprobarea dividendelor, etc.);

4. Asigurați-vă că ati calculat corect amortizarea mijloacelor fixe si si ca aveti pregati un sumar al miscarilor din an (intrari-iesiri) de mijloace fixe care se reconciliaza cu datele inventarierii fizice a acestora si cu balanta de verificare din contabilitate;

5. Verificati daca ati aplicat corect principiile legate de capitalizarea cheltuielilor: de exemplu, acolo unde au loc reparatii/ reconditionari ale mijloacelor fixe care schimba caracteristicile tehnice si/sau calitative ale activelor va trebui sa capitalizati acele cheltuieli si sa le amortizati intr-o anumita perioada de timp. Valabil si pentru proiectele de cercetare-dezvoltare sau de alt tip in care organizatia dvs. investeste: verificati daca aceste proiecte se pot materializa in tranzactii viitoare si daca pot fi capitalizate sau nu.

6. Pregatiti o  situatie detaliata a tuturor tranzacțiilor efectuate de organizatia dvs. cu părțile afiliate din cursul anului, inclusiv vânzările, achizițiile, contractele de leasing impreuna cu soldurile la inceputul si sfarsitul anului, etc.

7. Analizati activele fizice inventariate(stocuri, mijloace fixe)  din punct de vedere al valorii de recuperare a acestora si acolo unde valoarea de recuperare este mai mica decat valoarea contabila estimati si inregistrati ajustarile de depreciere.

8. Asigurati-va ca totalul vanzarilor si achizitiilor efectuate in cursul anului corespund cu declaratiile fiscale raportate si cu cele operationale.

9. Solicitati de la avocatii o lista cu litigiile curente in care este implicata organizatia, analizati fiecare litigiu si concluzionati daca este necesara inregistrarea unui provizion de riscuri si cheltuieli.

10. Comparati bilantui, contul de profit si pierderi si principalii indicatori si rate financiare ai anului curent cu cei din anii precedenti, investigati orice modificare majora si gasiti explicatia corecta variatiilor intre datele din anul curent si cei precedenti;

11. Solicitati lista ipotecilor si altor gajuri asupra activelor organizatiei dvs de la banci si un extras de la Cartea Funciara si comparati datele din contabilitate cu informatiile din aceste documente;

12. Analizati situatia soldurilor de clienti la data bilantului si agreati impreuna cu contractele aferente care dintre veniturile anului in curs facturate sunt de fapt avansuri primite de la clienti si ca atare ar trebui reclasificate din venituri;

13. Analizati cheltuielile si veniturile aferente facturilor si contractelor incheiate de organizatia dvs cu tertii si concluzionati care din acestea se vor realiza efectiv in exercitiile financiare ulterioare si ca atare care din acestea ar trebui recunoscute in cheltueli respectiv venituri anticipate;

14. Verificati daca toate activele si datoriile organizatiei dvs exprimate intr-o alta valuta decat cea nationala au fost reflectate in bilant/ balanta de verificare la cursul de schimb de la data bilantului. Atentie la activele denominate inr-o alta moneda, dar pentru care plata se face in RON, unde va trebui si aici sa faceti si sa inregistrati evaluarile aferente;

15. Daca aveti contracte colective de munca cu beneficii  salariale care vor fi platite in viitor asigurati-va ca ati calculat si reflectat corect in bilant provizioanele necesare;

16. Verificati daca este necesara reevaluarea activelor imobilizate corporale din ratiuni fiscale sau datorita schimbari semnificative a valorii de recuperare a acestora;

17. Analizati si verificati daca exista conditii de ajustare de depreciere a activelor corporale si necorporale ca urmare fie a deteriorarii acestora fie a pierderii de valoare. Comparati datele obtinute de la evaluatori;

18. Validati ca separarea exercitiilor financiare a fost prinsa corect atat pentru vanzari si achizitii cat si pentru stocuri sau alte active. Astfel va asigurati ca au fost prinse in contabilitate in anul curent toate vanzarile si achizitiile la fel si ca toate activele prinse in bilant sunt cele care existau in patrimoniul organizatiei la sfarsitul anului;

19. Pregatiti si analizati bugetul si/sau cash-flow-ul anului viitor si concluzionati daca organizatia dvs repecta ipoteza continuitatii activitatii;

20. Pregătiți lista de informatii solicitata de auditor inainte de inceperea auditului.